نظام‌مند شدن فرایند تشکیل سبد پروژه در فولاد هرمزگان

امیر زارع‌پور در گفت‌وگو با خبرنگار روابط عمومی بیان کرد: امروزه در دنیا روند رو‌به‌رشدی در شرکت‌ها و واحدهای پروژه‌محور وجود دارد که برای بهبود مدیریت پروژه، طرح و سبد پروژه‌های خود اقدام به استقرار واحدهای PMO می‌کنند. در ایران نیز چند سالی است که همراه با توسعه دانش مدیریت پروژه، این روند آغاز شده و بسیاری از شرکت‌های پروژه‌محور تحت عناوین مختلف دارای واحد PMO هستند.

وی افزود: در فولاد هرمزگان نیز پس از گذشت یک دهه از حیات شرکت و با هدف بهبود روند مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه، در سال 1399 مطالعات و بررسی‌های لازم برای طراحی و استقرار این واحد صورت پذیرفت و فعالیت آن به‌عنوان یکی از اولین واحدهای PMO در شرکت‌های گروه فولاد مبارکه در سال 1400 آغاز شد. اهداف و مأموریت اصلی واحد PMO در فولاد هرمزگان به‌طورکلی عبارت‌اند از: تسهیل طراحی و استقرار فرایندهای مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه، ارتقای سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمانی، بهبود کنترل و گزارش‌دهی وضعیت پیشرفت پروژه‌ها متناسب با نیازهای ذی‌نفعان درون و برون‌سازمانی، بهبود ارزیابی سودآوری پروژه‌ها و استقرار نظام ارزیابی تحقق منافع پروژه‌ها.

مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان خاطرنشان کرد: انتظار می‌رود با تحقق این اهداف، پروژه‌ها با کارایی بیشتری در قالب زمان، هزینه و کیفیت انجام شوند، انجام پروژه‌ها با استراتژی‌های سازمان همسوتر باشد، منافع مورد انتظار از پروژه‌ها بهتر محقق شود و در نتیجه، میزان تحقق استراتژی‌های سازمان افزایش یابد.

ایجاد نظامی ساختاریافته‌ جهت انتخاب و تشکیل سبد پروژه‌های سازمان

زارع‌پور در خصوص عملکرد مدیریت برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌ها (PMO) تصریح کرد: عملکرد یک سال گذشته این واحد را می‌توان در سه حوزه فرایندها، برنامه‌ریزی، کنترل و گزارش‌دهی پروژه‌ها و در نهایت نحوه ارزیابی سودآوری پروژه‌ها دسته‌بندی کرد. در حوزه اول، طراحی و تسهیل پیاده‌سازی فرایندهای مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی و چالاکی در انجام پروژه‌ها یکی از مأموریت‌های اصلی مدیریت برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌ها (PMO) به شمار می‌رود. ازاین‌رو، در ابتدا لازم است ارزیابی سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمانی انجام گیرد و نقشه راه تعالی آن تهیه شود که این مهم صورت گرفت. طراحی و استقرار این فرایندها که از مرحله پیدایش تا تحویل پروژه را دربرمی‌گیرند، اقدامی زیربنایی برای تعالی مدیریت پروژه سازمانی است.

وی ادامه داد: یکی از بزرگ‌ترین خلأها در روند تعریف و انجام پروژه‌های سرمایه‌ای در سال‌های گذشته نبودِ نظامی ساختاریافته‌ جهت انتخاب و تشکیل سبد پروژه‌های سازمان با توجه به استراتژی‌ها و متناسب با منابع و محدودیت‌ها بود که این واحد توانست این مهم را در سال جاری طراحی کند و به مرحله اجرا برساند.

مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان در خصوص اقدامات انجام‌شده در این حوزه ادامه داد: ازآنجاکه نخستین گام در واحدهای پروژه‌محور، دسته‌بندی درخواست‌هاست، اقدام به تدوین گردش‌کار موردنیاز با هدف تفکیک درخواست‌ها و در نهایت طراحی فرم‌هایی با عناوین «درخواست انجام مطالعات مهندسی» و «درخواست مهندسی کوچک» شد که این تفکیک در ابتدای ارسال درخواست توسط متقاضیان، تأثیر بسزایی در چابک‌سازی فرایند انجام کار برحسب نوع درخواست دارد.

به گفته زارع پور یکی از دغدغه‌های مدیر ارشد سازمان و شرکت مادر، تطابق حداکثری سبد پروژه‌ها با استراتژی سازمان و استفاده بهینه از منابع است که برای رفع این دغدغه، نظام و گردش‌کار مربوطه اولویت‌بندی و تشکیل سبد پروژه بر مبنای معیارهای منطبق بر اهداف استراتژیک و ریسک‌های مرتبط طراحی شد و جهت تسهیل و چابک‌سازی این فرایند، استقرار آن در سامانه مدیریت پروژه سازمانی در دستور کار قرار گرفت.

وی با اشاره به نتایج و مزایای این اقدامات تصریح کرد: نظام‌مند شدن فرایند تشکیل سبد پروژه و همچنین تعریف و به‌کارگیری شاخص‌های ارزیابی بر مبنای بهینه‌کاوی، امتیازدهی و رتبه‌بندی درخواست‌ها و در نهایت انتخاب پروژه‌های بهینه بر مبنای امتیازات و محدودیت منابع از مهم‌ترین نتایج و مزایای این اقدام ارزشمند در فولاد هرمزگان است.

مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان اضافه کرد: از دیگر فعالیت‌های صورت‌گرفته طراحی فرایندهای مدیریت تغییر و مدیریت ریسک پروژه است. با توجه به اینکه هدف نهایی از اجرای هر پروژه، انجام آن در یک بازه زمانی و قیمت مشخص جهت حصول منافع از پیش تعیین‌شده است، نظام‌مند کردن بررسی و تصویب تغییرات موردنیاز و نیز مدیریت ریسک‌های پیش‌بینی‌شده برای مدیریت مؤثر زمان و هزینه پروژه‌ها ضروری است.

بازنگری و طراحی مجدد ساختار و قالب گزارش‌های موجود و طراحی داشبوردهای جدید

زارع‌پور عنوان کرد: در حوزه دوم یکی از فعالیت‌های مهم، طراحی و ایجاد داشبوردهای مدیریتی همراه با شاخص‌های مربوطه و بهبود گزارش‌های پیشرفت وضعیت پروژه برای افزایش شفافیت و تسهیل ایجاد تمرکز بر روی موارد نیازمند بهبود و تصمیم‌گیری بود. انجام این کار علاوه بر بازنگری و طراحی مجدد ساختار و قالب گزارش‌های موجود و طراحی داشبوردهای جدید مستلزم آن بود که اصلاحات ساختاری در شیوه برنامه‌ریزی پروژه‌ها و نیز در سامانه مدیریت پروژه سازمانی صورت پذیرد. اقدام دیگر در این حوزه عارضه‌یابی و ریشه‌یابی علل تأخیرات پروژه‌ها بود که در طی چندین مرحله با نظرسنجی از خبرگان سازمان و تشکیل جلسات عارضه‌یابی در دو فاز مهندسی و اجرای پروژه‌ها به انجام رسید و در حال حاضر تعریف اقدامات اصلاحی جهت مرتفع کردن این علل در حال انجام است. همچنین انجام اقدامات لازم برای کنترل هزینه پروژه‌ها و پیش‌بینی پیشرفت مالی پروژه‌ها در ماه‌های آتی جهت اندیشیدن تدابیر لازم برای تأمین مالی پروژه، پرداخت به‌موقع صورت‌وضعیت‌های پیمانکاران و کاهش تأخیرات از سایر اقدامات مرتبط با این حوزه در سال جاری بود.

شناسایی بهتر هزینه‌ها و منافع مورد انتظار از اجرای پروژه

وی بیان کرد: در حوزه سوم اقدام تدوین فرایند و دستورالعمل موردنیاز در راستای بهبود ارزیابی مالی پروژه‌های سازمان انجام شد که بهبود ارزیابی مالی پروژه‌های تعریف‌شده سازمان و اصلاح ساختار گزارش مربوطه در دستور کار قرار گرفت و تلاش شد گزارش‌های جامع و دقیقی جهت تسهیل تصمیم‌گیری در خصوص رد یا پذیرش پروژه‌های سرمایه‌گذاری ارائه شود. انتظار می‌رود این اقدام به شناسایی بهتر هزینه‌ها و منافع مورد انتظار از اجرای پروژه، ارزیابی مالی بهتر با در نظر گرفتن عدم قطعیت‌ها، تسهیل در ارزیابی تحقق منافع و تخصیص بهینه منابع سازمانی منجر شود.

زارع‌پور در پایان گفت: با توجه به اقدامات مثبت صورت‌گرفته در مدت‌زمان محدود تشکیل این واحد، امید می‌رود با همکاری واحدهای مرتبط و حمایت مدیران ارشد، روند طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه بیش‌ازپیش تسهیل و چابک شود.