مصاحبه با مدیر حسابرسی داخلی بانک صنعت و معدن

از این رو نظر به اهمیت تشریح جزییات و مفاهیم این بخش مهم بانک و آشنایی بیشتر همکاران با ساز و کارها و نوع فعالیت ها و فرآیندهای آن در بانک صنعت و معدن، روابط عمومی این بانک با خدیجه اطیابی مدیر حسابرسی داخلی بانک صنعت و معدن به گفتگو نشسته است که مشروح آن در ادامه می آید: 

1- در خصوص نوع فعالیت ها و فرآیندهای کاری مدیریت تحت سرپرستی توضیح بفرمایید؟

طبق تعریف انجمن حسابرسان داخلی(IIA)، فعالیت حسابرسی داخلی عبارت است از ارائـه‌ خدمـات مشاوره‌ای و اطمیناندهی مستقل و بی‌طرفانه به منظور ارزش‌افزایی و بهبود عملیات بانک. فعالیت حســابـرسـی داخلی، با ایجاد رویـکردی منظـــم و روشمنــد، به بانک کمک می‌کند که برای دستیابی به اهداف عملیاتی خود، اثربخشی فرایندهای نظام راهبری، مدیریت ریسک و کنترل را ارزیابی و بهبود بخشد. 

در این پیوند مدیریت حسابرسی داخلی از اواخر سال 1397 طبق الزامات دستورالعمل حاکمیت شرکتی در بانکهای دولتی مصوب مجمع عمومی بانکها ابلاغی از سوی وزارت امور اقتصادی و دارائی، طبق ساختار استاندارد و حرفه‌ای به صورت مستقل شکل گرفته است. این مدیریت در چارچوب منشور فعالیت حسابرسی داخلی (کد 0315 سیستم مستندات) و نظامنامه کنترلهای داخلی بانک (کد 0317 سیستم مستندات) به عنوان خط سوم دفاعی با کسب دیدگاه هیأت مدیره، کمیته حسابرسی و مدیریت ارشد بانک در مورد اولویتهای حوزه‌های مهم جهت رسیدگی از سوی ایشان، با تنظیم برنامه حسابرسی داخلی سالیانه، طبق دستورالعمل ضوابط و فرایند اجرایی حسابرسی داخلی (کد 0327 سیستم مستندات) اقدام به حسابرسی داخلی در دو سطح فراگیر(کل بانک) و فرایندهای مهم می نماید. شایان ذکر است که این مدیریت جهت مستندسازی و سیستمی نمودن فرایند کار خود با همکاری مدیریت فاوا اقدام به راه اندازی و بهبود مستمر "سامانه حسابرسی داخلی" نموده است که کلیه پیگیری ها از طریق سامانه مذکور صورت می پذیرد.

2- در خصوص عملکرد این مدیریت در راستای اهداف و سیاست های بانک در سال گذشته توضیح دهید ؟ چه برنامه هایی را برای تحقق اهداف بانک در سال جاری به انجام رسانده اید؟

مهم ترین سند تبیین کننده "اهداف و سیاستهای بانک" که نماد حاکمیت شرکتی(راهبری سازمانی) بانک بوده و راهنمای عمل واحدهای گوناگون بانک می باشد بدون شک برنامه راهبردی پنجم بانک برای بازه زمانی سال 1400 تا 1404(که سال پایانی سند چشم انداز بیست ساله جمهوری اسلامی ایران نیز است) می باشد . این برنامه در پایان سال گذشته توسط  مدیریت محترم برنامه ریزی و بهبود روشها با استفاده از راهنمایی های مشاور متخصص بیرون از بانک و مشارکت مدیران کلیدی بانک تدوین و به تصویب هیأت مدیره بانک رسیده و ابلاغ گردیده است. 

در این راستا مدیریت حسابرسی داخلی نیز اقدام به تنظیم برنامه راهبردی خود برای بازه زمانی مذکور هم راستا با برنامه راهبردی پنجم بانک نموده و سند مذکور به تصویب هیأت مدیره بانک رسیده است و از این به بعد برنامه های سالیانه حسابرسی داخلی در اصل برش های یکساله از برنامه راهبردی مدیریت حسابرسی داخلی خواهد بود. علاوه بر اینها طبق برنامه سالیانه سال 1399 و طبق فرایندی که در پاسخ به پرسش 1 تشریح گردید این مدیریت کارایی و اثربخشی سیستم کنترل های داخلی بانک در دو سطح "فراگیر" و فرایندهای "پذیرش و ارزیابی طرحهای سرمایه ثابت" و "نظارت بر طرحهای سرمایه ثابت" مورد حسابرسی قرار داده و موارد مستعد بهبود و پیشنهادهای اقدامات اصلاحی را در قالب گزارش حسابرسی داخلی سالیانه به کمیته حسابرسی و سپس هیأت مدیره بانک ارائه نموده است. شایان ذکر است پیشنهادهای دارای اولویت از دید هیأت مدیره، جهت برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی، در قالب مصوبه هیأت مدیره به واحدهای مرتبط بانک ابلاغ گردیده است.

همچنین طبق برنامه سال 1400 (مصوب کمیته حسابرسی) نیز که برشی یک ساله از برنامه راهبردی مدیریت حسابرسی داخلی است، حسابرسی داخلی دو فرایند مهم "وصول مطالبات" و "تدارکات و تأمین کلیه نیازمندی های بانک" در دستور کار این مدیریت قرار دارد.

از سوی دیگر برای نخستین بار، پس از دو مرحله انجام حسابرسی عملیاتی در سالهای 1387 و 1395 ، به دلیل ارتباط موضوعی "حسابرسی عملیاتی" - تکلیف مقرر در ماده 25 قانون الحاق برخی مواد به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت(2)-  با نظارت و اشراف این مدیریت از سوی سازمان حسابرسی و در یک فرایند تعریف شده شامل برگزاری کمیته تخصصی حسابرسی با حضور مدیرعامل بانک و مدیران سازمان حسابرسی جهت تبیین اولویت ها و انتظارات بانک از انجام این حسابرسی و شناخت متقابل سازمان از بانک و همچنین تعامل موثر یک ساله بین این مدیریت و گروه حسابرسان عملیاتی سازمان مذکور، حسابرسی مورد اشاره انجام گردید و نتایج آن شامل "اهم موارد مستعد بهبود سیستم کنترل داخلی بانک"، ارزیابی عملکرد بانک طبق شاخصهای توافق شده" و "پیشنهادهای اقدامات اصلاحی" در دست بررسی این مدیریت و کمیته حسابرسی قرار گرفته و نتایج به هیأت مدیره ارائه و برنامه اجرایی پیاده سازی پیشنهادهای مصوب هیأت مدیره به  وزارت امور اقتصادی و دارایی اعلام خواهد شد.

در نهایت درخصوص کنترلهای داخلی حاکم بر گزارشگری مالی(ICFR)  که مسؤل استقرار و پیاده سازی آن مدیریت ارشد مالی بانک به عنوان رکن مهم خط دوم دفاعی بوده و ارزیابی کارایی و اثربخشی آن برعهده حسابرس مستقل بانک (هم اکنون سازمان حسابرسی) می باشد و گزارش آن در قالب "نامه مدیریت ضمنی" به هیأت مدیره بانک ارائه می شود، این مدیریت نیز در همکاری با مدیریت ارشد مالی بانک فعالیتهای کنترلی مرتبط را به تناسب پیگیری می نماید.

3- همانطور که مستحضرید سال جاری سال از سوی مقام معظم رهبری، سال " تولید، پشتیبانی ها و مانع زدایی ها" نام گرفته است، چه اقداماتی برای تحقق این موضوع در دستور کار داشته و دارید؟

همانگونه که در پاسخ به پرسشهای 1 و 2 تشریح شد هدف نهایی حسابرسی داخلی عبارتست از "ارزش‌افزایی" و "بهبود عملیات بانک". بدیهی است در صورت پیگیری مؤثر و برنامه ریزی مناسب جهت پیشنهادهای اقدامات اصلاحی ارائه شده از سوی این مدیریت و مصوب هیأت مدیره بانک از سوی واحدهای ذی ربط و بهبود عملیات بانک، این امر منجر به افزایش کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی عملیات بانک گردیده و دستیابی به اهداف اصلی بانک را  به عنوان بانک توسعه ای-تخصصی بخش صنعت و معدن کشور که بار اصلی "پشتیانی" از  "تولید" را بر دوش دارند  به گونه ای قابل اعتنا تسهیل و رضایت ذینفعان بانک را به دنبال خواهد داشت و "موانع" مهمی را از پیش روی فعالیتهای بانک برخواهد داشت.

4- آیا در این قسمت با چالش ها و موانعی مواجه هستید؟ برای برون رفت از این مشکلات چه راه حل هایی را پیشنهاد می کنید؟

این مدیریت همواره همراهی، پشتیبانی و حسن نظر هیأت مدیره و مدیریت ارشد بانک به خصوص جناب آقای دکتر مهری در مراحل مختلف طی شده در سه سال گذشته (از سال 1397 تا 1399) را جهت تصویب منشور و دستورالعمل و نظامنامه کنترل داخلی داشته و از عنایت ویژه ایشان به گزارشها و فعالیتهای انجام شده در این حوزه و ایجاد زمینه مناسب جهت آشنایی واحدهای گوناگون بانک با فعالیتهای این مدیریت برخوردار بوده است. لیکن به دلیل ماهیت کار و نیاز این مدیریت به نیروی کیفی "حسابرس" با "شایستگی‌هایی" شامل دانش، توانایی، مهارت، انگیزه بالا و مشارکت لازم در فرایند حسابرسی داخلی؛ همچنان با کمبود قابل توجه نیروی انسانی روبرو است که در راستای حل این مشکل با همراهی و عنایت هیأت مدیره و مدیریت ارشد بانک برنامه جذب و پرورش نیروهای شایسته را در دستور کار قرار داده است.

5- برنامه‌ها و سیاست‌های مدیریت تحت سرپرستی جنابعالی برای سال آتی چیست و چه اقداماتی را در دستور کار دارید؟

چنانکه در پاسخ به پرسشهای پیشین تشریح شد برنامه سال 1401 این مدیریت برش یک ساله‌ای از برنامه راهبردی مدیریت حسابرسی داخلی است که طبق فرایندی که ذکر شد با کسب دیدگاه کمیته حسابرسی، هیأت مدیره و مدیریت ارشد در دو سطح فراگیر بانک و فرایندهای مهم حسابرسی داخلی فرایند محور مبتنی بر ریسک را همانند سالهای 1399 و 1400 دنبال خواهد نمود.

همچنین با عنایت به جایگاه ویژه فناوری اطلاعات و ارتباطات در کسب و کار بانک و تحولات روزافزون در این حوزه ناشی از انقلاب صنعتی چهارم (Industry 4.0) و طبق استاندارد 2110 از مجموعه استانداردهای حسابرسی داخلی؛ مبنی بر ارزیابی این مهم که آیا نظام راهبری فناوری اطلاعات سازمان، از اهداف و استراتژی های سازمان پشتیبانی می کند؛ حسابرسی فاوا از اولویتهای مهم مورد پیگیری این مدیریت می باشد.

6- به عنوان سخن آخر اگر توصیه و پیشنهادی برای همکاران دارید، بفرمایید؟

همانگونه که مستحضرید یکی از اجزای مهم نظام کنترل داخلی (مندرج در نظامنامه کنترل داخلی بانک، کد 0317 سیستم مستندات)؛ محیط کنترلی است. یکی از عوامل اصلی اثرگذار بر این محیط، کارکنان و خصوصیات فردی آنها از جمله صداقت ، ارزشهای اخلاقی و صلاحیت‌ها و محیطی که در آن فعالیت می کنند، می باشد. لذا عملکرد و رویکرد مناسب هر یک از همکاران در هر بخش و واحد از بانک، در تقویت و ارتقای سیستم کنترل های داخلی اثرگذار خواهند بود.  

همچنین هدف دیگر نظام کنترل داخلی، قابلیت اتکا، کامل بودن و به موقع بودن اطلاعات مالی و مدیریتی است که این مهم با مشارکت تک تک همکاران شعب و ستاد در فرآیند کنترل و بررسی دقت و صحت اطلاعات میسر خواهد شد. در این راستا واحدهای عملیاتی و اجرایی از جمله شعب به عنوان خط اول دفاعی، نقش مهم و کلیدی در تحقق آن به عهده دارند. طبق بند "د" نظامنامه فوق الذکر، »اطلاعات کافی، مرتبط، معتبر و به موقع و ارتباطات اثربخش این اطلاعات در سطح سامانه‌های اطلاعاتی بانک عواملی ضروری برای کارکرد مناسب یک نظام کنترل داخلی هستند.«  در این خصوص در بانک صنعت و معدن با توجه به استقرار سامانه‌های متمرکز جهت اجرای عملیات بانکی، شناسایی، ثبت و پردازش رویدادهای مالی و نگهداری اطلاعات مرتبط با عملیات، بستر مناسبی جهت بهره برداری از اطلاعات کافی به وجود آمده و مدیریت محترم فاوا، جهت تسهیل و سیستمی کردن فرایند مهم کنترل اطلاعات، اقدام به تهیه گزارشهای کنترلی متعددی در حوزه تسهیلات و تعهدات در قالب سامانه مانیتورینگ تسهیلات و تعهدات نموده که بهره‌گیری از گزارش‌های مذکور به همکاران ذی ربط توصیه می شود. این امر علاوه بر تسریع در کنترل عملیات جاری و شناسایی مغایرتهای احتمالی، ارزش افزوده قابل ملاحظه‌ای در تهیه گزارش‌های مدیریتی ایجاد می‌نماید.